Principes généraux régissant les conventions liant l'Etat et la région à des organismes-relais, s'agissant de la mise en œuvre des contrats Etat-région 2000-2006 en matière d'aide aux secteurs du commerce, de l'artisanat et des services

a) Le préfet de région doit exposer dans une note au trésorier-payeur général de région la motivation du recours à un organisme-relais. Il indique ainsi le nombre de bénéficiaires prévus et les montants moyens, maxima et minima des subventions à leur verser.

b) La convention avec l'organisme-relais est établie pour une durée maximale de 4 ans, renouvelable ensuite annuellement par tacite reconduction sans jamais pouvoir dépasser la durée du contrat de plan.

Pour la première année d'application, le montant prévisionnel des dotations versées à l'organisme-relais est fixé par la convention elle-même. Le montant annuel des dotations versées les années suivantes fera l'objet d'un avenant financier, signé chaque début d'année entre l'Etat, la région et l'organisme-relais.

Une fois signée, cette convention constitue le cadre des rapports de l'Etat et de la région avec l'organisme-relais.

c) L'organisme-relais a pour mission d'instruire les dossiers du point de vue de leur recevabilité administrative et d'exécuter les décisions de subvention. Le DRCA effectue l'instruction des dossiers en vue de leur examen par un " comité de pilotage ", instance de décision relative à l'attribution des subventions, à laquelle participent notamment le préfet de région, le président du conseil régional et le trésorier-payeur général. Pour un projet d'investissement imputé sur la dotation mise à disposition par l'Etat sur les crédits du chapitre 64-02, l'organisme-relais doit respecter les principes du décret n° 99-1060 du 16 décembre 1999 relatif aux subventions de l'Etat pour des projets d'investissement.

Un liste des bénéficiaires est arrêtée d'un commun accord par le comité de pilotage.

Cette liste devra être signée par l'autorité compétente, à savoir soit le préfet de région pour les subventions imputées sur la dotation versée par l'Etat, soit le président du conseil régional pour la dotation attribuée par la région, soit les deux autorités précitées dans le cas d'un financement conjoint.

Au vu de la liste et des montants de subvention accordés, l'organisme-relais exécute les décisions prises et les notifie aux bénéficiaires en précisant la nature de la dotation du contrat de plan sur laquelle est imputée la décision (Etat ou région). L'organisme liquide la subvention conformément à la décision attributive et effectue le paiement, sur production des pièces justificatives.

  d) Les crédits de l'Etat font l'objet d'un premier versement à l'organisme-relais à la signature de la convention. Ce versement est limité à 30 % maximum de la dotation annuelle programmée. Chaque versement ultérieur ne peut être supérieur à 30 % de cette même dotation. Aucun nouveau versement de l'Etat ne pourra être consenti à l'organisme-relais si ce dernier n'a pas fourni un compte rendu périodique, justifiant de l'utilisation d'au moins 70 % des sommes issues du versement précédent.

e) Les sommes mises à la disposition de l'organisme-relais par l'Etat et la région doivent faire l'objet d'une comptabilité séparée selon leur origine. Les sommes mises à disposition par l'Etat et la région sont versées au compte de dépôt de fonds au Trésor de l'organisme. Ces sommes ne sont pas rémunérées et ne peuvent faire l'objet de placements financiers.

f) Un compte rendu périodique d'utilisation des dotations allouées devra être fourni par l'organisme-relais à l'Etat et à la région. Ce document, en forme de compte rendu financier, devra notamment faire apparaître l'état de la consommation de la dotation allouée. A cet effet, il mentionnera la liste des bénéficiaires et, pour chaque bénéficiaire, la date à laquelle l'aide a été accordée, le montant de la décision attributive, les versements effectués et, le cas échéant, le montant des sommes à reverser.

g) En outre, l'organisme-relais s'engage à établir chaque année un bilan des opérations réalisées l'année précédente. Ce bilan doit être remis aux autorités précitées dans les trois mois qui suivent la fin de l'exercice au titre duquel les dotations ont été allouées par l'Etat et la région. La production du bilan conditionne la signature de l'avenant financier de l'année suivante.

h) La gestion de l'organisme-relais doit être contrôlée par les services de l'Etat à intervalles réguliers. Les comptes rendus de ces contrôles sont fournis au comité de pilotage.

Ce contrôle porte sur :

• le respect par l'organisme-relais des termes de la convention ;
• l'adéquation entre les comptes rendus périodiques d'utilisation des dotations allouées à l'organisme-relais, les pièces fournies par les bénéficiaires à l'organisme-relais pour obtenir la mise en paiement des sommes qui leur sont dues et les subventions réellement versées ;
• les prestations réellement réalisées et acquittées par les bénéficiaires et les moyens de contrôle mis en œuvre par l'organisme-relais